Administratieve processen

Voor organisaties wordt het uitbesteden van bedrijfsprocessen vanuit kostentechnische overwegingen steeds belangrijker. Door bijvoorbeeld toenemende internationalisering en concurrentie worden kostenbesparingen essentieel. Onder meer de secundaire (administratieve) bedrijfsprocessen, de backofficeprocessen, worden nader bekeken met optimalisatie en kostenbeheersing als doel.

DDC Europe helpt bij het optimaliseren van onder andere de volgende administratieve processen:

Poststromen

Een goede afhandeling van fysieke poststromen legt aanzienlijk beslag op uw medewerkers en dure kantoorruimte. Denk bijvoorbeeld aan het secretariaat of de postkamer die de post ophaalt, opent en verspreidt binnen de organisatie. DDC Europe kan dit proces aanzienlijk efficiënter en effectiever uitvoeren. Voor onze opdrachtgevers vangen wij de post op en openen, sorteren, scannen en coderen deze. Vervolgens krijgt iedere geadresseerde afdeling of persoon toegang tot de gedigitaliseerde documenten die voor hem of haar van belang zijn. Het origineel wordt opgeslagen, vernietigd of verzonden naar uw eigen archief.

Financiële administratie

DDC Europe kan u helpen met administratieve lastenverlichting. De crediteurenadministratie bijvoorbeeld is een handmatig, papierintensief proces. Facturen komen vaak op meerdere punten in een organisatie binnen, moeten worden verzameld op een centraal punt, gecodeerd en ingeboekt volgens het geldende rekeningschema en gaan vervolgens ter verificatie ter goedkeuring terug naar de budgethouders. Op elk van deze contactpunten kan het misgaan, met alle gevolgen van dien voor de betaling, controle en maandafsluiting. DDC Europe kan dit proces geheel of gedeeltelijk van u overnemen, geheel volgens uw administratieve organisatie, in Nederland, Europa of zelfs wereldwijd. Zo is uw organisatie dagelijks volledig up-to-date met het inboeken van facturen en heeft u direct toegang tot de gedigitaliseerde documentatie en rapportages over het verificatieproces.

Personeelsadministratie

Ook de personeelsadministratie is een documentintensief proces. Contracten, beoordelingen, loonbelastingverklaringen, et cetera. De dossiers worden iedere dag dikker. In veel gevallen is de salarisadministratie uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf, maar de achterliggende documenten krijgen minder aandacht. Toch worden de eisen vanuit juridische en fiscale hoek steeds strenger. Wij kunnen voor u, met inachtneming van vertrouwelijkheid, een digitale personeelsadministratie opzetten die is ingericht volgens uw wensen, op uw eigen systeem of in een door ons zelf ontwikkelde (web)applicatie.

Contracten en Service Level Agreements

Hoezeer zorgvuldigheid ook in acht wordt genomen bij de totstandkoming van overeenkomsten, de archivering krijgt vaak minder aandacht. Getekende stukken worden veelal door meerdere functionarissen in de organisatie bewaard en toegankelijkheid voor de medewerkers die er actief mee moeten werken is daarmee beperkt. Met alle consequenties van dien: overeenkomsten worden stilzwijgend verlengd omdat opzegtermijnen niet in acht worden genomen, prijsverhogingen doorgevoerd onder verwijzing naar een artikellid, overeengekomen kwaliteitsnormen overschreden, et cetera. Hoewel vaak verborgen, kosten al deze voorvallen bij elkaar veel geld. Dit kan worden voorkomen door een digitaal archief op te zetten specifiek voor overeenkomsten en amendementen, toegankelijk voor de budgethouders die er mee moeten werken. DDC Europe wil u daarbij graag ondersteunen.

Archivering en hosting

De backlog, ofwel het bestaande archief, is voor iedere professionele organisatie een aandachtspunt. Wat moet u doen met uw bestaande, veelal papieren archief? Voor iedere unieke situatie hebben wij een passende oplossing die wordt ingericht volgens uw wensen. Alles digitaliseren: onzin! Niets doen: evenzeer! In goede samenspraak met onze opdrachtgevers kunnen wij in kaart brengen welke documenten op welke wijze en voor hoe lang moeten worden opgeslagen en hoe deze kunnen worden ontsloten.

DDC Europe kan het digitaliseren van uw fysieke archief verzorgen. Het transport, de fysieke verwerking, scanning, herkenning, indexering en langdurige archivering, we nemen alles uit handen. Met behulp van een door ons zelf ontwikkelde applicatie kunnen wij tevens de publicatie van uw digitale archief verzorgen.

Indien de documenten van uw archief de organisatie niet mogen of kunnen verlaten, dan voeren wij de digitalisering op locatie uit.

Wij verzorgen ook het beheer van uw digitale archief. Door samenwerking met gerenommeerde partners wordt het archief in geconditioneerde datacenters beheerd en onderhouden. Daarnaast hebben wij toegang tot de Amsterdam Internet Exchange (AMS-IX), waardoor wij gegarandeerde bandbreedte hebben en uw digitale archief altijd beschikbaar is, onafhankelijk van tijd en plaats.

Informeer bij onze specialisten naar de mogelijkheden.