Direct Marketing & Direct Mail respons verwerken

Als u met grote consumentengroepen werkt, is het verwerken van direct marketing respons een uitdaging:

  • Respons op campagnes komt vaak in korte tijd en grote hoeveelheden binnen. Dergelijke piekbelasting vraagt veel van uw organisatie.
  • Respons kan via verschillende kanalen (multichannel) binnenkomen: per post, e-mail, of via webformulieren. Wellicht beschikt u niet over de middelen om dit op te vangen.
  • Het verwerken van data op zowel een snelle als kostenefficiënte manier is specialistisch werk. Als u dit zelf uitvoert kan het u onnodig veel tijd en geld kosten.

De flexibiliteit van uitbesteding

Uitbesteding biedt u de mogelijkheid om marketingrespons op flexibele wijze te laten opvangen en verwerken. We creëren een voordelige, perfect passende oplossing om uw organisatie te ondersteunen. Hierbij kunnen we het hele traject van u overnemen.

Door jarenlange ervaring met direct marketing zijn alle soorten respons bij ons in goede handen:

  • Bestellingen
  • Aanvragen en opzeggingen van abonnementen
  • Aanvragen van informatie
  • Aan- en afmeldingen van donateurs
  • Wijzigingen en retouren

Waarom responsverwerking uitbesteden aan DDC Europe?

  • Dankzij outsourcing bespaart u tot 70% op de kosten van responsverwerking. Hiervoor zetten we onze eigen productievestigingen in Nederland, Centraal-Europa en Azië in.
  • U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken over fluctuaties in het werkaanbod. U kunt zich voortaan volledig richten op uw eigen kernactiviteiten.
  • U hoeft geen eigen medewerkers in te zetten en trainen, of nieuw personeel aan te nemen.
  • We beschikken over de know-how en middelen om grote hoeveelheden klantgegevens te verwerken. En om bestaande bestanden snel te actualiseren.

De Persgroep logo

DDC heeft een grote reactiesnelheid en het is prettig samenwerken met hen. Als er al eens iets foutloopt, dan wordt dit vlug rechtgezet. We werken goed en eerlijk samen. Dat is prettig. DDC hanteert eveneens een strikte ethische code. Dat is voor ons een conditio sine qua non wat betreft samenwerking bij uitbesteding.

– Peter Bouckaert, De Persgroep Publishing

Veilig uitbesteden

Behalve kosten en kwaliteit is veiligheid een hoeksteen van succesvolle outsourcing. We stellen hieraan dan ook hoge eisen. Als u werk uitbesteedt aan DDC Europe bent u ervan verzekerd dat uw klantgegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld.

Wereldwijd beschikken we over eigen vestigingen met ruim 4500 medewerkers. We werken dus niet met externe partijen zoals veel data-entrybedrijven. Dit betekent dat uw gegevens onze organisatie nooit verlaten.

Afhankelijk van uw wensen en de specificaties van het project kiezen we de meest geschikte lokatie:

  • Onshore in Nederland
    Bijvoorbeeld als uw documenten Nederland niet mogen verlaten vanwege wettelijke voorschriften.
  • Nearshore in Centraal-Europa
    Bijvoorbeeld voor het kostenefficiënt uitvoeren van meertalige projecten.
  • Offshore in Azië
    Bijvoorbeeld voor het zeer voordelig verwerken van grote volumes.

Hoe werkt responsopvang?

We helpen u om marketingrespons zo snel mogelijk te verwerken, zodat u direct de juiste vervolgacties kunt inzetten. Het ontvangen van de respons kan op één of meer van de volgende manieren:

  • We ontvangen post op een antwoordnummer of postbus. Of we halen het bij u op.
  • U scant zelf alle binnengekomen formulieren en levert deze digitaal aan. Hiervoor kunnen we tevens een geschikte scanner leveren.
  • We ontwikkelen een gebruiksvriendelijke en representatieve website voor uw marketingcampagne, waar uw klanten bestellingen plaatsen of aanvragen indienen.
  • We ontvangen respons per e-mail.

Respons verwerken en aanleveren

Na ontvangst verwerken we snel en secuur alle bestellingen, aanvragen, wijzigingen of retouren. Of de respons nu digitaal binnenkomt of op papier, we zorgen ervoor dat de juiste klantgegevens op de juiste wijze aan u geleverd worden. Zo kunt u er direct mee aan de slag, zonder dat u omkijken heeft naar het voorafgaande proces.

De post die we voor u hebben opgevangen, wordt naar wens vernietigd, gearchiveerd en teruggezonden. Wilt u de poststukken liever digitaal hebben? Fysieke documenten kunnen we scannen zodat deze eenvoudig in uw digitaal archief zijn op te nemen.

Datakwaliteit

We hebben ruim 40 jaar ervaring met dataverwerking en dat ziet u terug in de kwaliteit die we leveren. Zo is onze accuratesse bij handmatige data-entry ten minste 98%. Gegarandeerd.

Extra zekerheid

Bovendien is het mogelijk om essentiële gegevens — zoals rekeningnummers — dubbel in te voeren. Hierbij voeren twee van onze medewerkers de gegevens afzonderlijk in om nog hogere kwaliteit te waarborgen. Dit voorkomt vertragingen in betalingen door onduidelijk ingevulde formulieren.

Automatische controle

Naast de zorgvuldige invoer en handmatige controle van uw data voeren we ook verschillende automatische checks uit. De geldigheid van een rekeningnummer toetsen we bijvoorbeeld door gebruik te maken van de 11-proef, de standaard testmethode in het Nederlands betalingsverkeer. Natuurlijk kunnen we ook alle Nederlandse en internationale IBAN-nummers valideren.

Adresvalidatie

Een ander voorbeeld van een controle die we veel gebruiken, is die van postcodes en de bijbehorende straatnamen, plaatsnamen en huisnummers. Op deze manier zorgen we voor de hoogst mogelijke kwaliteit van uw database. De kans op onbestelbare post en onnodige kosten wordt hiermee verkleind.

Nabellen of -mailen

Soms ontbreken er belangrijke klantgegevens op een formulier. Dit kan leiden tot problemen bij bijvoorbeeld incasso van een betaling of fulfillment van een bestelling. Om dit te voorkomen kunnen voor u de betreffende klanten te bellen of mailen om de gegevens te completeren.

Neem contact met ons op