Voordelig documenten scannen en archiveren

Papier beheren is kostbaar, tijdrovend en omslachtig. Het digitaliseren van post, archieven, dossiers en andere papieren documenten neemt deze beperkingen weg. Documenten scannen is daarom een goede manier om goedkoper en effectiever te werken.

Verbeter uw documentbeheer door digitalisering

  • Vindbaar
    U kunt digitale documenten sneller en makkelijker opvragen dan papieren varianten. We zorgen tijdens het digitaliseren voor het vastleggen en eventueel verrijken van de kenmerken per document (metadata). Zo kunt u alles eenvoudig terugvinden.
  • Kostenbesparend
    Het verwerken en beheren van papieren documenten zorgt voor onnodig hoge overheadkosten. Het scannen en digitaal archiveren van documenten biedt dan ook een hoge return on investment (ROI). Uw productiviteit wordt groter doordat we handmatig werk wegnemen.
  • Toegankelijk
    Samenwerken en informatie delen wordt eenvoudiger doordat documenten gelijktijdig en vanaf verschillende werkplekken en locaties toegankelijk zijn.
  • Ruimtebesparend
    Papier neemt dure vierkante meters in beslag. Dankzij het digitaliseren van documenten hebt u veel minder fysieke opslagruimte nodig.
  • Veilig en duurzaam
    Belangrijke documenten kunnen niet langer kwijtraken en een back-up is eenvoudig gemaakt. Bovendien zijn gescande documenten duurzaam. Een PDF/A-bestand gaat bijvoorbeeld minimaal 50 jaar mee.

Syntrus Achmea logo

Door het scannen en de data-entry uit te besteden bij DDC Europe en daar zowel een technische als een inhoudelijke controle op aan te brengen, werden de laatste knelpunten verwijderd.

– Traffic Manager, Syntrus Achmea

Dataverwerking

Naast het scannen van marketingrespons, formulieren, facturen, enquêtes en andere documenten, kunnen we ook de gegevens hierop digitaliseren. Dit doen we door handmatige data-entry of automatische herkenning (OCR/OMR).

Uitbesteding aan DDC helpt u om een verdere kostenbesparing tot 70% realiseren op het verwerken van gegevens.

Scannen op locatie

Bij sommige digitaliseringsprojecten is het wenselijk om documenten op locatie te scannen. Bijvoorbeeld vanwege praktische overwegingen zoals de vereiste beschikbaarheid. Ook kunnen richtlijnen en wettelijke bepalingen een rol spelen. Om dit op te lossen kunnen we het scanproces ook geheel ter plekke uitvoeren.

We adviseren u graag over de mogelijkheden van on-site scanning.

3 belangrijke redenen om voor DDC te kiezen

  • Van antwoordkaarten tot enquêtes en van facturen tot bedrijfsarchieven, we kunnen alle documentsoorten en volumes scannen. Eenmalig, periodiek of doorlopend.
  • U hebt één aanspreekpunt in plaats van meerdere leveranciers. Wij zijn een one-stop partner voor het uitbesteden van uw totale documentstroom.
  • U bent verzekerd van zorgeloze uitbesteding door ruim 40 jaar ervaring en onze deskundige medewerkers.

Tilburg University logo

In de communicatie is het altijd gemakkelijk en snel schakelen met onze vaste project consultant, waardoor extra ondersteuning snel kan worden opgestart.

– Projectleider, Tranzo - Tilburg University

Waarom uitbesteden in plaats van scannen in eigen beheer?

  • Pieken en dalen in het documentaanbod worden door ons opgevangen. Zo hebt u nooit last van over- of ondercapaciteit.
  • Er zijn geen aanschafkosten voor dure apparatuur en software. Wij beschikken over moderne scanners en geavanceerde software.
  • U profiteert van schaalvoordelen doordat documenten centraal bij DDC worden gescand.
  • Er is geen training nodig voor bestaand personeel of werving van nieuw personeel.
  • Kwaliteit en aflevertijden kunnen we garanderen met Service Level overeenkomsten.

Hoe werkt het uitbesteden van scanning?

We bieden het digitaliseren van documenten op twee manieren aan. Als een losstaande dienst voor het scannen en archiveren van uw papieren documenten. Of in combinatie met het verwerken van gegevens. Zo hebben we altijd de juiste oplossing voor uw organisatie.

Het scantraject omvat in de meeste gevallen de volgende activiteiten:

Ontvangen of ophalen

Scanprojecten zijn globaal te verdelen in twee categorieën:

  1. Poststukken, zoals antwoordkaarten, coupons en vragenlijsten.
    Deze komen vaak één voor één binnen. Post kunnen we direct op een postbus of antwoordnummer van DDC Europe ontvangen. U kunt de poststukken natuurlijk ook zelf verzamelen en als partij aanbieden.
  2. Partijen, zoals dossiers, archieven en boeken.
    Deze kunnen per koerier of (aangetekende) pakketpost naar ons worden verstuurd. Daarnaast beschikken we over een eigen koerier. Dit laatste is een goede oplossing wanneer snelheid of veiligheid extra belangrijk zijn.

Voorbereiden

Na ontvangst worden de documenten gesorteerd en scanklaar gemaakt. Enveloppen, nietjes, paperclips en dergelijke worden verwijderd zodat automatische invoer mogelijk is. Eventueel voegen we voorbladen met barcodes (document separators) toe om bestanden al tijdens het scannen te groeperen of samen te voegen. Zo kunnen we uw documenten snel en efficiënt digitaliseren.

Scannen

Canon documentscanner

Onze scanafdeling beschikt over moderne documentscanners die grote hoeveelheden papier met hoge snelheid kunnen verwerken. Hierdoor blijft de doorlooptijd kort en beschikt u zo snel mogelijk over uw digitale documenten.

Tijdens het scannen kunnen we direct barcodeherkenning en intelligente tekstherkenning (OCR/ICR) toepassen. Hiermee classificeren en indexeren we de documenten automatisch. We leggen zo alle benodigde metadata vast om het archiveren, beheren en terugvinden van documenten te vereenvoudigen.

Ook controleren we nauwlettend de volledigheid en kwaliteit van de afbeeldingen voordat deze in het vervolgproces worden opgenomen.

Afleveren

Na het scannen kunnen we de fysieke documenten — afhankelijk van uw wensen — retourneren, opslaan of vernietigen.

Hebt u nog geen software voor digitale archieven of dossiers? Wij kunnen een betaalbare webapplicatie ontwikkelen waarmee u overzichtelijk uw digitale documenten beheert. Klik hier voor meer informatie.

Een selectie van mogelijkheden en specificaties

  • Alle door DDC gescande documenten kunnen probleemloos in uw eigen applicaties worden opgenomen en teruggevonden. We leveren bestanden af in alle mogelijke formaten, waaronder de standaardformaten JPG, TIFF, PDF of PDF/A.
  • Documenteigenschappen zoals resolutie en bestandsgrootte zijn altijd geoptimaliseerd voor uw specifieke gebruiksdoel.
  • We passen direct barcodeherkenning en OCR/OMR toe voor het efficiënt classificeren en indexeren van de documenten. En voor het voordelig verwerken van uw gegevens.
  • De kwaliteit van uw digitale documenten is altijd optimaal door bijvoorbeeld ondersteuning van uitvalkleuren, het toepassen van automatische correctie, en het samenvoegen en groeperen van documenten.
Neem contact met ons op