Uw archief laten scannen en digitaal archiveren

Voor iedere organisatie die veel met papier werkt is het archief een knelpunt. Waarschijnlijk herkent u dit wel:

  • Uw archief neemt een aanzienlijke hoeveelheid ruimte in beslag
  • Uw archief wordt alleen maar groter
  • Het archiveren en terugzoeken van documenten kost veel tijd
  • Informatie is maar op één plek tegelijk beschikbaar

Archiefbeheer is dan ook eenvoudiger en goedkoper als wordt omgeschakeld op digitale archivering. U profiteert van de concrete financiële voordelen van digitalisering. Bovendien wordt uw productiviteit groter doordat u direct toegang hebt tot documenten.

Het digitaliseren kunt u geheel aan ons uitbesteden. We helpen u met het realiseren een centraal elektronisch archief waarmee ieder document op elk moment en op alle werkplekken beschikbaar is. Zo maken we papier overbodig en kunt u kostbare ruimte vrijmaken.

Digitaliseren van archieven

Al 20 jaar leveren we betaalbare, passende oplossingen voor het scannen van archieven. Voor iedere unieke situatie hebben wij een oplossing. We scannen archieven van elke omvang en alle soorten documenten. Denk hierbij aan:

  • Dossiers
  • Facturen
  • Poststukken
  • Formulieren
  • Handleidingen
  • Boeken

Op lokatie scannen

Wilt u uw fysieke archief liever binnen uw bedrijfspand houden? We kunnen het ook op lokatie scannen. Hiervoor leveren we de apparatuur en het personeel en zorgen dat alle documenten vakkundig worden gedigitaliseerd.

Dankzij deze unieke dienst profiteert u van alle voordelen van digitale archivering zonder dat er documenten de deur uit hoeven.

Waarom uw archief digitaliseren?

  • Archiefbeheer wordt aanzienlijk goedkoper.
  • U hebt geen of minder kosten voor fysieke opslagruimte.
  • Het archief is veel sneller en eenvoudiger te raadplegen.
  • Het biedt meervoudig gebruik bij enkelvoudige opslag.
  • Documenten worden veilig en duurzaam bewaard.

Waarom digitaal archiveren uitbesteden?

  • Er zijn geen aanschafkosten voor dure scanners of software.
  • Door het afsluiten van een SLA zijn aflevertijden gegarandeerd.
  • Uw medewerkers hoeven zich niet met archiveren bezig te houden.

Hoe werkt digitalisering?

Het proces om uw archief te digitaliseren bestaat uit drie delen:

  1. Documenten scannen
  2. Indexeren en/of classificeren
  3. Aanleveren

Documenten scannen

Voorbereiden

Om te beginnen maken we alle papieren archiefbescheiden gereed voor het scannen. We halen alle documenten uit de archiefdozen, dossiermappen of ordners waarin ze zijn aangeleverd.

Daarnaast verwijderen we alle plastic en metaal. Denk hierbij aan spiraalbanden, paperclips, nietjes en dergelijke. Dit maakt automatische invoer in onze scanners mogelijk.

Op deze manier kunnen we stapels papier met hoge snelheid scannen. Zo profiteert u van een korte doorlooptijd en de meest gunstige prijs.

Scannen

Bij DDC gebruiken we uitsluitend moderne, professionele documentscanners. Hierdoor bent u verzekerd van hoogwaardige scans. Bovendien zijn er verschillende technieken ingebouwd voor beeldoptimalisatie.

Aanvullend hierop passen we nog handmatige kwaliteitscontrole toe.

Kwaliteitscontrole

Een digitaal archief kan een volwaardige vervanging zijn van een fysiek archief. Een voorwaarde hiervoor is dat ieder bestand een natuurgetrouwe weergave is van het originele document. Kwaliteitscontrole is bij digitale archivering dus van groot belang.

We controleren nauwkeurig de kwaliteit van alle gescande documenten. We letten er bijvoorbeeld op of de tekst goed leesbaar is, of er geen strepen of andere verstoringen aanwezig zijn, of ze compleet en recht gescand zijn, et cetera.

Pas wanneer een digitale image voldoet aan uw eisen geven we deze vrij. Als de image niet voldoet, scannen we het document opnieuw of corrigeren het met behulp van geavanceerde software.

Nabewerking

Na het scanproces kunnen we uw fysieke documenten terugzenden, opslaan of vernietigen. Als ze vernietigd moeten worden, doen we dit in samenwerking met een gecertificeerd vernietigingsbedrijf.

Wanneer u uw papieren archief wilt bewaren, zorgen we ervoor dat alle gescande documenten weer correct worden opgeborgen. Vervolgens wordt alles — afhankelijk van uw wensen — teruggezonden of opgeslagen.

Indexeren en/of classificeren

Indexeren en classificeren houdt in dat we metagegevens vastleggen waarmee de documenten later vindbaar zijn. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen inventariseren we vooraf de informatiebehoefte binnen uw organisatie. We bepalen de zoektermen waarmee de documenten in uw digitale archief gevonden moeten worden. Op deze termen indexeren we vervolgens de gescande documenten.

Aanleveren

Na het scannen en indexeren/classificeren zorgen we dat de gedigitaliseerde documenten naadloos aansluiting vinden op uw huidige infrastructuur. We kunnen ze bijvoorbeeld toevoegen aan uw bestaande Document Management Systeem (DMS) of digitale archief. Ongeacht de huidige situatie zorgen wij ervoor dat uw documenten beschikbaar zijn zoals u ze wenst te ontvangen.

Hebt u nog geen DMS of vergelijkbare software? Dan kunnen we u adviseren over de beste manier om gescande documenten te ontsluiten. Ook kunnen we een web-based archief op maat ontwikkelen.

Actualiseren van archieven

Nadat uw hele archief is gedigitaliseerd, is het niet de bedoeling dat er weer een duur en onpraktisch papieren archief wordt opgebouwd. We kijken naar de beste manier om uw digitaal archief of document systeem up-to-date te houden.

In het geval van kleinere archieven kunt u het wellicht zelf bijhouden, maar in de meeste gevallen is dit te omslachtig. Ook voor het periodiek bijwerken van een digitaal archief kunt u dus bij ons terecht.

Neem contact met ons op