Documenten scannen op locatie

Bij sommige digitaliseringsprojecten is het wenselijk of noodzakelijk om documenten op locatie te scannen. Dit kan verschillende redenen hebben:

Scannen toch uitbesteden?

Aan de andere kant wilt u dataverwerking of digitalisering van documenten wel kunnen uitbesteden. Bijvoorbeeld omdat u niet de juiste apparatuur en technische kennis in huis hebt om grote hoeveelheden documenten en data te verwerken. Of omdat u wilt bezuinigen op overheadkosten.

Om dit op te lossen maken we het mogelijk om op iedere gewenste locatie te scannen. Wij noemen dit On-site Scanning. Zo profiteert u toch van de voordelen van uitbesteding, terwijl geen enkel document uw vestiging hoeft te verlaten.

Ter plekke scannen

Bij On-site Scanning plaatsen we één of meer professionele documentscanners bij u op kantoor. We leveren de bijbehorende software en verzorgen de volledige (technische) implementatie.

Voor het scannen van documenten kunt u uw eigen medewerkers of onze medewerkers inzetten. Als u uw eigen personeel gebruikt, ondersteunen we u met duidelijke instructies en beantwoorden we al uw vragen. In andere gevallen komen onze mensen bij u op locatie scannen.

Digitale distributie

De scanners kunnen gescande documenten rechtstreeks naar ons versturen via een beveiligde internetverbinding. Zo is het mogelijk om meteen na het scannen al te beginnen met verwerken. Natuurlijk kunnen de images ook in uw digitaal archief of document management systeem worden geplaatst.

Dataverwerking

We verwerken alle gewenste data. Bijvoorbeeld de klantgegevens op antwoordformulieren, op facturen of in dossiers. Voor digitale archivering indexeren we alle documenten en leggen de metadata vast waarmee het archief doorzoekbaar wordt.

Korte doorlooptijd

Na het verwerken stellen we alle data beschikbaar op de door u gewenste manier. Bijvoorbeeld in het softwarepakket dat u voor informatiebeheer gebruikt. Dankzij het ter plekke scannen en digitaal distribueren van de documenten is de doorlooptijd van het gehele proces minimaal gebleven.

Waarom On-site Scanning?

Neem contact met ons op